Dématérialisation de la commande publique, les modalités fixées ( Décret)

Dans le cadre de la modernisation et de l’amélioration de la commande publique, le Chef de l’État fixe ce vendredi 21 août  par décret les modalités de la dématérialisation des procédures de la commande publique selon l’article 55 du code des marchés publics. Bonne lecture ! 

Champs d’application 

Les dispositions du décret s’appliquent à toutes les procédures de la commande publique dans le respect de seuil de montants prévus par la réglementation en vigueur et dans la mesure où elle ne sera pas contraire aux directives des bailleurs ou des organismes de financements internationaux.

Toutefois, les marchés pour lesquels, la protection des intérêts essentiels de l’État est incompatible avec des mesures de publicité ne peuvent êtres soumis aux dispositions du présent décret.

Création et gestion de la plateforme électronique nationale 

Il est crée une plateforme électronique nationale dédiée aux procédures de la commande publique, des partenariats publics privés accessibles à tous les acteurs concernés par la passation des marchés publics et partenariats publics et privés. La plateforme est gérée par le service compétent du ministère des finances

Processus de passation, modalités de dématérialisation des procédures de la commande publique 

Des échanges d’information intervenant en application du décret s’effectuent à travers le système électronique des procédures en commande publique. Les documents d’appels d’offres ou de consultations sont aussi soumis aux candidats par voie de système électronique de la commande publique.

Cependant en cas de dysfonctionnements de système électronique des procédures de la commande publique, la communication se fait par écrit physique ou via une adresse électronique. Mais une fois que le problème rendant l’utilisation du système impossible est  résolu, l’utilisateur concerné doit effectuer la communication via le système dans un délai ne dépassant pas 24 h la résolution du problème. Garantir le système électronique des procédures de la commande publique. Le système électronique des procédures de la commande publique à travers lequel toute communication liée aux marchés  faite doit être non discriminatoire et accessible en permanence au public.

Tous les documents électroniques écrits, transmis, reçus ou gardés en utilisant le dit système sont utilisés conformément aux lois, textes et règlements portant sur les messages électroniques, la signature électronique et les transactions électroniques.

Chaque offre doit demeurer dans le système électronique des procédures de la commande publique sous une forme cryptée, accessible uniquement aux soumissionnaires ayant soumis l’offre. Cette offre est accessible à la commission de passation qu’à la date de l’heure d’ouverture des plis indiqués dans le dossier d’appels d’offres.

Inscriptions dans le système électronique des procédures de la commande publique 

 Les autorités contractantes utilisant le système électronique des procédures  de la commande publique doivent s’inscrire dans le dit système. Lorsqu’un marché est passé dans le système électronique, les candidats ont l’obligation de s’y inscrire.

Publication des avis d’appels d’offres AAO

 Chaque autorité contractante est tenue de publier tous les marchés sous le système électronique des procédures de la commande publique selon la méthode de l’appel d’offres ouvert, des avis à manifestations culturelles et les procédures de préqualification.

Cependant, bien qu’il soit obligatoire de publier tous les marchés publics par le biais du système électronique des procédures de la commande publique, d’autres canaux de publicité peuvent être également utilisés pour favoriser la concurrence.

Dans ce cas, l’autorité contractante qui publie un marché en utilisant un autre canal de publicité supplémentaire doit préciser que la consultation du dossier d’appels d’offres, les avis à manifestations d’intérêts et les procédures de préqualification ainsi que la soumission des offres se font uniquement via le système électronique.

Chaque document d’appels d’offres, documents de demande de  soumission à la préqualification, avis à manifestations d’intérêts est mis à disposition du public sur le système électronique des procédures de la commande publique afin que les candidats potentiels puissent les consulter et décider s’ils souhaitent participer à la compétition.

Cependant, le soumissionnaire n’est pas autorisé à soumettre l’offre tant que les frais requis pour l’achat des dossiers d’appels d’offres ne soient pas payés.

Chaque marché doit être précédé de la publication d’un avis d’appels d’offres via la plateforme électronique. Cet avis doit comporter : Le type de marchés, travaux, fournitures, services. Les conditions de participation et les critères de sélection, le délai de soumission des offres, les instructions relatives au téléchargement, les documents de consultation des entreprises DCE.

Dépôt électronique des offres 

Les soumissionnaires doivent soumettre leurs offres exclusivement par voie électronique via la plateforme. Chaque dépôt d’offre est sécurisé par un système de chiffrement qui peut garantir l’intégrité et la confidentialité des donnés jusqu’à l’ouverture des plis.

Le système doit fournir un horodatage précis du dépôt, un accusé de réception électronique avec numéro unique attribué à chaque offre soumise.

Archivage et conservation des documents 

Tous les documents relatifs aux marchés y compris les rapports d’évaluation, les contrats et les certificats de paiement doivent être archivés électroniquement  et conserver pour une durée définie par la réglementation en vigueur. Cet archivage permet un accès rapide et sécurisé pour les contrôles et audits ultérieurs.

Suivi et contrôle de la commande publique, audits et contrôle de la commande publique, audits et traçabilité 

Toutes les étapes de la passation des marchés publics doivent être traçables via la plateforme. Les autorités en charge du contrôle et de la régulation doivent avoir accès en temps réel aux données et aux documents afin d’effectuer des audits réguliers sous la conformité des processus.

Règles d’éthique et des sanctions en matière de la  commande publique 

Des règles d’éthique et des sanctions en matière de la commande publique sont réglées par les dispositions des articles 156, 157, 158 et 159 du décret D 333 PRG SGG du 17 décembre 2019 portant code des marchés publics.

En ce qui concerne les entraves liées aux données électroniques, elles sont réglées par les dispositions de la loi L 2016  037  AN du 26 juillet 2016 relative à la cybersecurité et à la protection des données à caractère personnel en Guinée.

Utilisation du système  électronique des procédures de la commande publique 

Selon l’article 19, le système électronique des procédures de la commande publique, toutes les autorités contractantes doivent attribuer des marchés et gérer les contrats en utilisant le système électronique des procédures de la commande publique.

La ministre en charge des finances, Mariama Ciré Sylla après avis motivé de la structure en charge du contrôle des marchés publics et des partenariats publics, privés peut autoriser la procédure de passation des marchés publics sans recourir au système électronique.

Des marchés publics attribués hors système électronique de passation de la commande publique doivent être rapportés à l’ARMP (autorité de régulation des marchés publics) par le biais du système électronique des procédures de la commande publique dans une période ne dépassant pas 3 jours calendaires à partir de la date de la publication du marché, la signature du contrat de marchés, l’émission des documents liée à l’exécution du contrat de marchés.

Sensibilisation et accompagnement des utilisateurs 

Des actions de sensibilisation, de formation et d’accompagnement sont menées par l’ARMP en collaboration avec la structure en charge du contrôle pour faciliter la mise en main de la plateforme par les acteurs de la commande publique. Un service d’assistance technique est mis en place pour répondre aux questions des utilisateurs et résoudre les problèmes techniques éventuels.

Dispositions transitoires, périodes transitoires 

Les autorités contractantes et les entreprises concernées disposent un délai de 30 jours à compter de la publication du présent décret au journal officiel pour se conformer aux dispositions prévues par le dit décret.

Pendant cette période transitoire, les procédures papiers vont continuer de coexister avec les procédures numériques afin de garantir une transition progressive et sans interruption des services publics.

À l’issue du délai prévu par voie réglementaire, les utilisateurs doivent exclusivement adopter les systèmes numériques sauf dispositions spécifiques prévues par les textes réglementaires en vigueur.

JB